LAPP trauksmes cēlēju procedūras kodekss

Saturs

1. LAPP trauksmes celšanas procedūras kodekss

Kas ir trauksmes celšanas sistēma?
Kas ir procedūras kodekss?
Kopš kura laika mūsu procedūras kodekss ir piemērojams?

2. Mūsu procedūras kodekss

Kāda veida trauksmes ziņojumiem šo procedūru var izmantot?
Uz ko varētu attiekties ziņojumi par pārkāpumiem?
Pa kādiem kanāliem var ziņot par pārkāpumiem?
Tiešsaistes ziņošanas sistēma
E-pasts saziņai par atbilstības jautājumiem
Palīdzības līnija saziņai par atbilstības jautājumiem
Atbilstības organizācija
Kā apstrādāsim jūsu ziņojumu?
Kā tiksiet aizsargāts pret diskrimināciju vai sodīšanu, ja ziņosiet par iespējamu pārkāpumu?
Dokumentēšana
Par procedūras kodeksu atbildīgā persona

* Šajā procedūras kodeksā izmantotie personu amata nosaukumi attiecas uz visiem dzimumiem, ja vien nav norādīts citādi.

1. LAPP trauksmes celšanas procedūras kodekss

Kas ir trauksmes celšanas sistēma?

Uzņēmumam LAPP prasība pēc atbilstības un godprātības, tātad likumīgas rīcības, ir augstākā prioritāte. Tāpēc ir svarīgi laikus atklāt riskus un proaktīvi no tiem izvairīties. Tādējādi trauksmes celšanas sistēma ir galvenais instruments, ar kura palīdzību var iesniegt un izmeklēt paziņojumus par riskiem un pārkāpumiem. LAPP trauksmes celšanas sistēma dod mums iespēju uzzināt par iespējamiem riskiem un pārkāpumiem LAPP, mūsu sadarbības partneru un citādi ar mums saistītu uzņēmumu darbībā. Tā ir paredzēta, lai sniegtu informāciju, ja profesionālā kontekstā pastāv informācija vai pamatotas aizdomas par faktisku vai iespējamu pārkāpumu. Šādā veidā pārkāpumus var objektīvi izskatīt un iespējami drīz var īstenot attiecīgus pasākumus ‒ gan konkrētajā pārkāpuma gadījumā, gan arī lai novērstu turpmākus gadījumus.

Līdz ar to trauksmes cēlējam* ir jāpieņem, ka informācija, ciktāl viņam zināms un atbilst viņa pārliecībai, ir patiesa. Ja ziņojumā tiek atklāts komercnoslēpums, ir nepieciešams arī, lai trauksmes cēlējam patiešām būtu iemesls uzskatīt, ka šāda atklāšana ir nepieciešama, lai atklātu pārkāpuma gadījumu. Sistemātiski pārbaudām saņemtos ziņojumus un, ja nepieciešams, uzsākam atbilstošus pēcpasākumus.

a) Riski un pārkāpumi uzņēmumā LAPP

Ziņošana par riskiem un pārkāpumiem uzņēmumā LAPP ļauj novērst zaudējumus. Atbilstības pārkāpumi kaitē uzņēmumam, un atsevišķu personu pārkāpumi negatīvi ietekmē visus darbiniekus. Atbilstība un godprātība ir LAPP labās reputācijas un mūsu darījumu partneru uzticības pamatā. Tāpat atbilstība ietekmē mūsu darbinieku labbūtību un līdz ar to arī mūsu uzņēmuma ekonomiskos panākumus ilgtermiņā.

Lai pēc iespējas ātrāk novērstu un nepieļautu šādu kaitējumu, mums ir nepieciešama jūsu palīdzība. Tāpēc paļaujamies uz jūsu gatavību ziņot par iespējamiem pārkāpumiem un neatbilstošu rīcību, ja ir reālas un pamatotas aizdomas.

b) Darījumu partneru un citu ar LAPP citādi saistītu uzņēmumu riski un pārkāpumi

Sagaidām godprātību ne tikai no visiem saviem darbiniekiem, bet arī no saviem darījumu partneriem.

LAPP mērķis ir sasniegt tā finansiālos, sociālos un vides aizsardzības mērķus vienādi un saskaņoti. Lai uzturētu šo atbildību globālā līmenī un mūsu darījumu attiecībās, īstenojam dažādus pasākumus attiecībā uz mūsu piegādātājiem.

Tomēr, ja mūsu darījumu partneri vai ar LAPP citādi saistītie uzņēmumi rada riskus un pārkāpumus, jo īpaši ilgtspējas standartu pārkāpumus, mums par tiem ir jābūt informētiem ‒ esam tam gatavi, un tam ir gatava mūsu trauksmes celšanas sistēma.

Kas ir procedūras kodekss?

Šajā procedūras kodeksā ir iekļauta visa informācija par to, kā iesniegt ziņojumu, izmantojot
LAPP trauksmes celšanas sistēmu. Trauksmes cēlēji uzzinās, kā nosūtīt ziņojumu, kādas procesuālās darbības ir jāveic, lai iesniegtu ziņojumu, kā ziņotāji tiek aizsargāti un informēti par turpmākajiem pasākumiem un kad var sagaidīt atgriezenisko saiti.
LAPP uzņēmumu grupā trauksmes celšanas sistēma darbojas jau vairākus gadus. Šā procedūras kodeksa mērķis ir papildināt šo sistēmu, padarot to caurredzamu.
Procedūras kodeksam būtu jāmudina trauksmes cēlēji un tie, kuri palīdz trauksmes cēlējiem iesniegt ziņojumu, atbalstīt LAPP un nodrošināt atbilstību.

Kopš kura laika mūsu procedūras kodekss ir piemērojams?

LAPP trauksmes celšanas sistēmas procedūras kodekss ir piemērojams nekavējoties. Lai to uzturētu aktuālu, tas tiek pārskatīts vismaz reizi gadā un, ja nepieciešams, grozīts.

2. Mūsu procedūras kodekss

Kāda veida trauksmes ziņojumiem šo procedūru var izmantot?

Varat izmantot trauksmes celšanas sistēmu, lai ziņotu par likumā paredzēto noteikumu (tostarp tiesību aktu par uzticamības pārbaudi piegādes ķēdē), brīvprātīgo apņemšanos un uzņēmuma iekšējo noteikumu pārkāpumiem, jo īpaši šādās jomās:

grāmatvedība, revīzija un iekšējā finanšu kontrole;
korporatīvā integritāte;
vide, veselība un drošība;
cilvēkresursi, daudzveidība un cieņa darbavietā;
mantas vai pakalpojumu neatbilstoša izmantošana/izšķērdēšana;
citas.

Piezīme. Sūdzību izskatīšanas process attiecībā uz LAPP piegādes ķēdi
Trauksmes celšanas sistēmā var ziņot arī par iespējamiem mūsu darījumu partneru standartu pārkāpumiem, jo īpaši cilvēktiesību pārkāpumiem un vides aizsardzības standartu pārkāpumiem, ko izdara mūsu tiešie un netiešie piegādātāji. Ziņojumi, kas tiks saņemti trauksmes celšanas sistēmā, tiks pārsūtīti attiecīgajiem iekšējiem kontaktpunktiem sūdzību izskatīšanas procesam.
Sūdzību izskatīšanas process attiecībā uz LAPP piegādes ķēdi ir paredzēts, lai apstrādātu paziņojumus vai sūdzības par iespējamiem cilvēktiesību pārkāpumiem un vides aizsardzības standartu pārkāpumiem LAPP piegādes ķēdē.

Ziņošanas procesa laikā saņemsiet detalizētu informāciju par atsevišķiem tematiem.

Varat izmantot trauksmes celšanas sistēmu arī tad, ja jums ir jautājumi par atbilstības lietām.

Trauksmes celšanas sistēma nav paredzēta atsauksmju vai sūdzību iesniegšanai par LAPP vai mūsu darījumu partneru produktiem vai pakalpojumiem. Ja neesat apmierināts ar pakalpojumiem vai produktiem, lūdzu, sazinieties ar mūsu klientu apkalpošanas komandu vai savu tiešo kontaktpunktu.

Uz ko varētu attiekties ziņojumi par pārkāpumiem?

Ziņojums var attiekties gan uz LAPP struktūrvienībām, gan arī uz darījumu partneru struktūrvienībām (piemēram, tiešajiem un netiešajiem piegādātājiem).

Varat ziņot par jebkuru pārkāpumu:

ko ir izdarījuši LAPP grupas darbinieki saistībā ar viņu profesionālo darbību;
ko ir izdarījuši LAPP grupas darījumu partneri (piemēram, piegādātāji).

Pa kādiem kanāliem var ziņot par pārkāpumiem?

LAPP trauksmes celšanas sistēma piedāvā dažādus brīvi pieejamus iekšējos ziņošanas kanālus, lai ziņotu par iespējamiem pārkāpumiem vai uzdotu jautājumus par atbilstību.

Tiešsaistes ziņošanas sistēma

LAPP trauksmes celšanas sistēma ar savas tiešsaistes ziņošanas sistēmas starpniecību nodrošina brīvi pieejamu iekšējo ziņošanas kanālu, lai ziņotu par iespējamiem pārkāpumiem vai uzdotu jautājumus par atbilstību.

Ziņojumus un jautājumus var adresēt vai nu Lapp Holding SE Centrālajam juridiskajam un atbilstības departamentam Štutgartē, vai arī decentralizēti attiecīgajai valsts organizācijai, kurai ir sava tiešsaistes ziņošanas sistēma.

Tīmeklī balstīto ziņošanas sistēmu otris nodrošina ārējs pakalpojumu sniedzējs, ievērojot stingras un minimālas piekļuves tiesības. Ziņošana notiek, izmantojot tiešsaistes veidlapu rīkā, kurā trauksmes cēlējs var iesniegt ziņojumu, norādot jomu, tematu un situāciju.

Ziņošana var notikt anonīmi vai norādot vārdu. Ziņojuma iesniegšanai nav laika un tehnisku ierobežojumu. Trauksmes celšanas sistēma ir pieejama vācu, angļu un 11 citās valodās un, ja nepieciešams, to var paplašināt, lai atbalstītu vēl citas valodas.

Sistēma ir konfidenciāla un droša. Ja jūsu vēlamā valoda nav norādīta sarakstā, varat iesniegt ziņojumu jebkurā citā valodā.

Ja vēlaties ziņojumu iesniegt anonīmi vai norādot savu vārdu, noklikšķiniet uz pogas “Sūtīt ziņojumu”. Turpmākais ziņošanas procesam ir šādi trīs posmi.

Vispirms jums tiks lūgts izvēlēties atbilstošo ziņojuma jomu. Šim nolūkam būs pieejams saraksts ar jomām, no kurām var izvēlēties. Pēc tam aizpildiet temata un ziņojuma teksta lauku. Uzrakstiet ziņojumu saviem vārdiem un, ja vēlaties, pievienojiet datnes. Lūdzu, ņemiet vērā, ka dokumentos var būt informācija par tā autoru. Tas, vai vēlaties palikt anonīms vai atklāt savu identitāti, ir jūsu ziņā.

Būtu lietderīgi, ja jūsu ziņojumā būtu aplūkoti turpmāk minētie jautājumi.

Kurš bija vai ir iesaistīts?
Kas notika?
Kur tas notika?
Kad tas notika?
Kurš zina par situāciju?
Kā var pierādīt faktus?

Ziņojumam ir jāpievieno dokumenti, kas var būt noderīgi, veicot izmeklēšanu.

2. Nākamajā posmā iestatīsiet savu paroli, ko varēsiet izmantot anonīmajā pastkastītē (lai izsekotu ziņojumu). Paroli varat iestatīt pats (vismaz 12 rakstzīmes) vai arī varat ģenerēt automātisku paroli. Pēc paroles iestatīšanas tā ir jāapstiprina ar drošības jautājumu. Rūpīgi saglabājiet paroli, jo tā būs nepieciešama, lai piekļūtu savai anonīmajai pastkastītei.

3. Pēdējā posmā saņemsiet sava ziņojuma identifikācijas numuru. Lūdzu, saglabājiet to. Jūsu ziņojuma identifikācijas numurs būs vajadzīgs, arī lai piekļūtu savai anonīmajai pastkastītei.

Ja jau esat izveidojis aizsargātu pastkastīti, varat tai piekļūt tieši, izmantojot pogu “Izsekot manu ziņojumu”. Arī šeit vispirms ir jāapstiprina drošības jautājums. Ja neesat ievadījis e-pasta adresi, regulāri pārbaudiet, vai esat saņēmis atbildi uz savu ziņojumu. Piekļuvi anonīmajai pastkastītei saņemsiet ar savu ziņojuma identifikācijas numuru un paroli, ko esat iestatījis vai kas ir automātiski ģenerēta. Šeit varat izsekot ziņojumu, skatīt saņēmēja atbildes un nosūtīt papildinformāciju.

Ja neievadīsiet datus, kas ļauj noskaidrot jūsu identitāti, digitālā trauksmes celšanas sistēma tehnoloģiski aizsargās jūsu anonimitāti.

Lūdzu, regulāri pārbaudiet, vai pastkastītēs nav saņemtas jaunas atbildes. Apstiprināsim jums ziņojuma saņemšanu, izmantojot pastkastīti, un, ja nepieciešams, uzdosim jautājumus, kas var būt svarīgi lietas atrisināšanai.

E-pasts saziņai par atbilstības jautājumiem

Ar LAPP trauksmes celšanas sistēmu var sazināties, izmantojot šādu e-pasta adresi:

Compliance.de.lhi(at)lapp.com.

Ienākošos ziņojumus un jautājumus apstrādās Centrālais juridiskais un atbilstības departaments un Centrālais iekšējās revīzijas departaments.

Uz pastkastīti attiecas stingras, minimālas piekļuves tiesības. Ziņojumus var iesniegt rakstveidā vācu un angļu valodā visu diennakti 365 dienas gadā. Var vienoties par saziņu pa tālruni vai tikšanos personīgi.

Palīdzības līnija saziņai par atbilstības jautājumiem

Ar LAPP trauksmes celšanas sistēmu var sazināties, izmantojot šādu palīdzības līniju:

49 711 7838 8888.

Pa tālruni saņemtos ziņojumus un jautājumus apstrādā Centrālais juridiskais un atbilstības departaments.

Atbilstības organizācija

Atbilstības organizācija ir pieejama visā pasaulē.

Apstrādājot ziņojumus un atbilstības jautājumus, kas tiek nosūtīti tieši galvenajam atbilstības speciālistam, parasti tiek iesaistīts Centrālais juridiskais un atbilstības departaments Štutgartē.

Ar galveno atbilstības speciālistu var sazināties, rakstot uz šādu pasta adresi:

LAPP Holding SE

Chief Compliance Officer

Abteilung Recht & Compliance

Oskar-Lapp-Str. 2

70565, Štutgarte

Ja vēlaties vienoties par tikšanos personīgi, iepriekš nosūtiet mums e-pastu uz adresi compliance.de.lhi(at)lapp.com.

LAPP reģionos un meitasuzņēmumos ir reģionālie un vietējie atbilstības speciālisti, kuri darbojas kā kontaktpunkti ziņojumiem un jautājumiem. Ziņojumu parasti var sagatavot vietējā vai vismaz angļu valodā. Ziņojumi un jautājumi parasti tiek apstrādāti vietēji. Ja ziņojums attiecas uz nozīmīgu pārkāpumu, par to tiks informēts Centrālais juridiskais un atbilstības departaments.

Centrālajam juridiskajam un atbilstības departamentam ir pienākums ievērot ziņotāju un visu ziņojumos minēto personu identitātes konfidencialitāti. Apstrādājot ziņojumu, tas vienmēr rīkosies konfidenciāli un objektīvi, ņemot vērā norādījumus, lai tiktu garantēta neatkarīga uzdevumu izpilde trauksmes celšanas sistēmas ietvaros.

Ja nepieciešams, lietas iekšējai izmeklēšanai var norīkot citus departamentus / speciālistus, kuru pienākumi ir saistīti ar izmeklēšanu. Minētie principi attiecas uz visiem izmeklēšanas darbiniekiem.

Kā apstrādāsim jūsu ziņojumu?

Vēlākais septiņas dienas pēc ziņojuma saņemšanas tiks apstiprināta tā saņemšana, izņemot, ja tas nebūs iespējams anonimitātes dēļ.

Vispirms tiks veikta derīguma pārbaude. Tas nozīmē, ka tiks veikts objektīvs satura un apstākļu izvērtējums, lai pārbaudītu to ticamību. Ja nepieciešams, ziņotāju var lūgt sniegt papildinformāciju.

Ja pēc pārbaudes izrādīsies, ka apstākļi nav ticami, piemēram, nav saprotami, ir juridiski vai faktiski neiespējami vai jebkāda cita iemesla dēļ nav pārliecinoši, ziņotājs saņems attiecīgu atbildi. Tādā gadījumā lieta tiks slēgta un netiks turpināta.

Ja apstākļi tiks uzskatīti par ticamiem, otrajā posmā tiks veikta izmeklēšana, izmantojot noteiktus kritērijus. Ja nepieciešams, lietas iekšējai izmeklēšanai var norīkot citus departamentus / speciālistus, kuru pienākumi ir saistīti ar izmeklēšanu. Uz attiecīgajām personām attiecas nevainīguma prezumpcija, kamēr pārkāpums nav pierādīts.

Ja izmeklēšanas laikā izrādīsies, ka ziņojums neatbilst patiesībai vai, neņemot vērā
atbilstošus izmeklēšanas pūliņus, to nevarēs apstiprināt vai uzskatīt par derīgu, izmeklēšana tiks izbeigta. Ziņotājam tiks nosūtīta attiecīga atbilde, izņemot, ja tas nebūs iespējams anonimitātes dēļ.

Ja apstākļu izmeklēšanas laikā ziņojums izrādīsies patiess, tiks veikti atbilstoši pasākumi, lai novērstu konstatēto pārkāpumu un ierobežotu kaitējumu, kā arī, ja nepieciešams, novērstu saistītos riskus. Ja nebūs aizskarta iekšējā izmeklēšana vai to personu tiesības, uz kurām attiecas ziņojums vai kuras ir minētas ziņojumā, trauksmes cēlējam tiks nosūtīta atbilde, kurā būs norādīti veiktie un plānotie turpmākie pasākumi, kā arī paskaidrojums. Tas neattiecas uz gadījumiem, kad atbildi nav iespējams sniegt anonimitātes dēļ.

Ziņojumu apstrādei nepieciešamais laiks var atšķirties. Izmeklēšana parasti ir jāpabeidz trijos mēnešos no ziņojuma saņemšanas brīža.

Kā tiekat aizsargāts pret diskrimināciju vai sodīšanu, ja ziņojat par iespējamu pārkāpumu?

LAPP nepieļauj diskrimināciju pret trauksmes cēlēju vai jebkuru personu, kura sniedz ieguldījumu izmeklēšanā, kas notiek LAPP. Ziņojuma iesniegšanas dēļ jums neradīsies negatīvas sekas. Pierādīta, apzināta, tīša ziņošanas sistēmas ļaunprātīga izmantošana, piemēram, ja apzināti un nepatiesi apsūdzat citu personu, ir izslēgta.

Dokumentēšana

Ienākošie ziņojumi un ar tiem saistītās darbības tiek dokumentēti. Tas attiecas arī uz ziņojumiem, kas izrādās nepatiesi. Saņemtie ziņojumi tiek dokumentēti satura žurnāla veidā.

Visa procesa dokumentēšana ir pakļauta stingram piekļuves un
atbildības plānam. Piekļuve ir tikai atbilstības organizācijas locekļiem un, ja nepieciešams,
konkrētiem departamentiem / speciālistiem, kas piedalīsies izmeklēšanā. Tiek ievēroti piemērojamie datu privātuma noteikumi; ja nepieciešams, personas dati tiek anonimizēti vai pseidonimizēti.

Par procedūras kodeksu atbildīgā persona

Par procedūras kodeksu atbildīgā persona ir:

Lapp Holding SE

Oskar-Lapp-Str. 2

70565, Štutgarte

0711/7838 01